Workflow

workflow in dynamics nav

Workflows dienen der Abwicklung arbeitsteiliger Vorgänge bzw. Geschäftsprozesse, an denen definierte Mitarbeiter in einer vorgegebenen Reihenfolge beschäftigt sind. Die einzelnen Aktivitäten des Workflows stehen dabei in einem logischen Zusammenhang und einer zeitlichen Abfolge zueinander.

Workflows werden durch Ereignisse ausgelöst, wie beispielsweise dem Überschreiten des Kreditlimits eines Kunden oder der Bezahlung einer Lieferantenrechnung. Durch Workflows kann somit sichergestellt werden, dass z. B. das Kreditlimit eines Kunden von dem dafür bestimmten Mitarbeiter zu bestätigen ist oder dass die Zahlung an einen Lieferanten durch zwei definierte Mitarbeiter freigegeben werden muss.

Workflows in Dynamics NAV basieren auf drei zentralen Bausteinen, die sich aus mehreren Einzelschritten zusammensetzen können.

Diese sind:

  1. Genehmigung: Eine Arbeitsaufgabe oder ein Dokument verbleibt so lange in einem gesperrten oder nicht freigegebenen Zustand, bis die Genehmigung durch den dafür vorgesehenen Mitarbeiter erteilt wird.
  2. Benachrichtigung: Information an definierte Anwender, wenn ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist und/oder wenn eine bestimmte Handlung ausgeführt werden muss.
  3. Prozessautomatisierung: Der Workflow führt eine Prozessroutine aus und es kann dadurch eine Rechnung erzeugt oder eine bestimmte Handlung ausgelöst werden.

 

workflow im verkauf & marketing

Mit diesem Modul können Genehmigungsworkflows für Vertriebsdokumente und Kundendaten unterstützt werden. Damit können z. B. Verkaufsangebote oder die Freigabe von Stammdaten gemäß den firmeninternen Genehmigungsberechtigungen zur Freigabe realisiert werden.

Diese Freigaben können zum Beispiel von einem leitenden Mitarbeiter vorgenommen werden. Es kann somit ein Workflow eingerichtet werden, der z. B. beim Überschreiten bestimmter Grenzwerte von Verkaufsrabatten die Genehmigung durch einen Abteilungsleiter erfordert, oder der eine Benachrichtigung an ihn versendet.

workflow im einkauf

Mit diesem Modul können Genehmigungsworkflows für Einkaufsdokumente und Lieferantendaten verwendet werden. Damit können z. B. Einkaufsanfragen oder die Freigabe von Stammdaten gemäß den firmeninternen Genehmigungsberechtigungen zur Freigabe realisiert werden.

Diese Freigaben können zum Beispiel von einem leitenden Mitarbeiter vorgenommen werden. Es kann somit ein Workflow eingerichtet werden, der z. B. beim Überschreiten bestimmter Grenzwerte von Einkaufsbeträgen die Genehmigung durch einen Abteilungsleiter erfordert, oder der eine Benachrichtigung an ihn versendet.

workflow - eingehende dokumente und texterkennung

Mithilfe von Workflows kann jedes eingehende elektronische Dokument automatisch in mehreren Schritten weiterverarbeitet werden, zum Beispiel von der Erstellung eines entsprechenden Entwurfs für einen Einkaufsbeleg über dessen Buchung bis zur Erstellung der Zahlungsposten (abhängig von den Workflow-bedingungen), die je Lieferant und/oder Betrag eingerichtet worden sind.

Die Integration in Texterkennungsdienste (Optical Character Recognition, kurz OCR) und Einkaufsworkflows gehen Hand in Hand. Externe Rechnungen können per Workflow empfangen, verarbeitet und als Zahlungsposten angelegt werden. Die Bedingungen für eine automatische Verarbeitung auf jeder Stufe können selbst angepasst und die entsprechenden Dokumente vor der Verarbeitung zur Genehmigung weitergeleitet werden, falls bestimmte Grenzwerte überschritten oder andere Bedingungen erfüllt werden.

workflow und funktionen

  • Verkaufs- und Einkaufsbelege
  • Vertrieb und Marketing
  • Finanzmanagement
  • Integrationsworkflows
  • Administration
  • Unterstützung der Aufgabenwarteschlange für die Prozessautomatisierung
  • E-Mail und Dynamics NAV-Notizen für Benachrichtigungen
  • Workflow-Designer

 

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