Dokumentenverwaltung

dokumentenverwaltung

eingehende belege

Eingescannte Dokumente sowie elektronische Dateien können direkt in den „eingehenden Dokumenten“ gespeichert und von hier aus als Belege weiterverarbeitet werden. Durch die Verknüpfung der Belege mit dem Ursprungsdokument wird das Navigieren aus jedem erstellten oder gebuchten Beleg sowie aus Finanztransaktionsposten heraus erleichtert. Direkt am Buchungsposten kann auf die verknüpften Originaldokumente zugegriffen werden.

Außerdem kann manuell an bestehende Buchungsposten nachträglich ein eingegangenes Dokument angefügt werden.

optical character recognition (OCR)

Die Integration der Texterkennung ermöglicht es, unstrukturierte PDF-Dateien oder eingescannte Rechnungen oder Gutschriften in strukturierte Daten umzuwandeln, um eine weitere Verarbeitung, ähnlich wie bei elektronischen Dokumenten, vornehmen zu lassen. Hierbei können Regeln hinterlegt werden, mit denen z. B. für eine Einkaufsrechnung automatisch die Standardkontowerte des jeweiligen Lieferanten abgerufen werden.

Standardmäßig wird der Lexmark Invoice Capture-Dienst für Dynamics NAV / 365 BC unterstützt. Zusätzlich können weitere OCR-Dienste oder externe Software durch den Dynamics Partner eingebunden werden.

Mit der Integration in den Lexmark Invoice Capture-Dienst können der Kopfbereich und die Betragsinformationen ausgelesen werden. Zudem können die Dokumente per E-Mail direkt an den OCR-Dienst weitergeleitet werden. Um den Lexmark Invoice Capture-Dienst für Dynamics NAV / 365 BC zu nutzen, muss ein entsprechendes Zugangskonto angelegt werden. Eingehende Dokumente können entweder manuell an die Texterkennung gesendet und von dort abgerufen werden oder mithilfe der Aufgabenwarteschlange automatisch verarbeitet werden.

Workflow für eingehende dokumente

Hiermit können Workflows eingerichtet werden, um jegliche eingehenden elektronischen Dokumente automatisch zu verarbeiten, zum Beispiel:

·       Automatisches Senden und Empfangen von Dokumenten an/von OCR

·       Erstellung von Entwürfen für Einkaufsbelege in Dynamics NAV / 365 BC

·       Buchung von Entwurfsbelegen

·       Erstellung von Zahlungsposten für gebuchte Belege

Die Workflowbedingungen können durch den Anwender definiert werden, um den Datenfluss beispielsweise anhand von Lieferanten- oder Betragsdaten zu steuern.

e-services und peppol

elektronische fakturierung

Mit diesem Modul ist das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften entweder als Dateien oder mithilfe eines Dienstes für den Dokumentenaustausch möglich. Als Standard werden das PEPPOL-Format und der kostenlose Dokumentenaustauschdienst Tradeshift unterstützt. Zusätzlich können weitere Formate oder andere Software/Dienste für den Dokumentenaustausch durch Ihren ERP-Partner eingebunden werden.

Mit diesem Service werden Standards unterstützt, die im elektronischen Dokumentenaustausch zum Einsatz kommen, darunter eine Global Location Number (GLN)-ID für Kunden und Lieferanten, eine Global Trade Item Number (GTIN) für Artikel sowie internationale Codes für Einheiten, Währungen, Steuernummern, Steuerschemata und Länder.

Ein neues Konzept führt sämtliche Aufgaben rund um den Belegversand zusammen (ob per E-Mail, als Ausdruck oder Datei) und ermöglicht es, Standardwerte für das bevorzugte Sendeverhalten für einen Kunden oder Lieferanten bzw. für eine Gruppe von Kunden/Lieferanten einzurichten.

Empfangene elektronische Dokumente fließen in den Funktionsbereich für die Dokumentenverwaltung ein, das heißt, sie werden ggf. zusammen mit PDF-Dateien oder eingescannten Papierrechnungen in den „eingehenden Dokumenten” gespeichert. Aus diesen Dokumenten können direkt Belege wie Einkaufsrechnungen und Einkaufsgutschriften oder Buchungsblattzeilen erstellt werden. Es können dafür Regeln eingerichtet werden, um z. B. automatisch die Standardkontowerte, basierend auf den Lieferanten- oder Zeilendaten, abzurufen.

Für eingehende Dokumente können Fehlermeldungen und Warnungen ausgegeben werden. Verknüpfungen mit einem Dokument ermöglichen das Navigieren aus jedem erstellten und gebuchten Beleg sowie aus den Buchungsposten. Für die Interaktion mit dem Dokumenten-austauschdienst sind der Übermittlungsstatus und ein Aktivitäten-Protokoll verfügbar.